020-3080645 info@iconneqt.nl

Algemene Verordening Gegevensbescherming Email marketing en Marketing uutomation

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU).

Handleiding AVG

Het ministerie van Justitie en Veiligheid heeft eind januari 2018 de uitgebreide ‘Handleiding AVG’ voor bedrijven, overheden en organisaties die persoonsgegevens verwerken gepubliceerd. Dit is dé handleiding van de overheid.
Het ministerie heeft haar best gedaan er een overzichtelijk geheel van te maken, inclusief heldere schema’s.
Volg je deze richtlijnen dan zit je altijd goed.

iConneqt AVG-proof

Het belangrijkste punt van de nieuwe verordening is dat je klanten en andere relatiegroepen weten dat jij hun gegevens op een veilige en transparante wijze beheert, cq laat beheren. iConneqt kent verschillende lagen m.b.t. de beveiliging van de data en heeft bijvoorbeeld de optie van de Customer Service Page.

De eigen klantenpagina waar jouw klanten zelf kunnen inzien welke gegevens je in jouw iConneqt -CRM-database beheert. Je klanten kunnen hun gegevens zelf op een beveiligde wijze aanvullen of muteren. 24/7 simpel via jouw website.

Data binnen Europa

Klantgegevens opslaan in bijvoorbeeld de USA vraagt om extra aandacht. In sommige gevallen is dat zelfs verboden door de wetgever. In andere gevallen zul je minimaal aan jouw klanten moeten melden dat je hun gegevens opslaat in een land buiten Europa en in bepaalde gevallen ook hun bewijsbaar akkoord hebben gekregen.

Wees gerust. De gegevens die opgeslagen worden binnen iConneqt staan in streng beveiligde datacentra in Nederland. De meerdaagse back-ups staan in Duitsland.

Wat zijn de actiepunten voor marketeers?

1. Documenteer wat je vastlegt

Breng in kaart welke gegevens je van (potentiële) klanten vastgelegt en documenteer dit. Beschrijf o.a. waarom je deze gegevens vastlegt (dit zullen vaak marketing en verkoopdoelen zijn). Dit is dan jouw verwerkingsregister. In dit register moet staan wat voor persoonsgegevens je verwerkt, waarom, wat de bron is, welke partijen betrokken zijn, of de gegevens buiten de EU terechtkomen en wat het bewaartermijn is. Daarnaast moet je aantonen dat je persoonsgegevens verwerkt met een rechtmatige grondslag, bijvoorbeeld met toestemming of omdat de verwerking nodig is om een (verkoop)overeenkomst uit te voeren.

2. Maak een privacyverklaring
Maak een privacyverklaring en plaats dat op je site en via een link in je Nieuwsbrieven (geen verplichting). Dit is een belangrijk document dat kan zorgen dat wezenlijk niet zoveel hoeft te veranderen.
Het is belangrijk dat je (potentiële) klant weet wat er met zijn/haar gegevens gebeurt en dat je de verschillende processen rond deze data beschrijft. Ons advies is hier heel serieus naar te kijken.
Advocaat Charlotte Meindersma heeft heldere info op haar site. Op de site van privacy advocaat Kirsten van der Zwan kun je veel zaken rond de AVG downloaden.

3. Moet je een FG aanstellen?
Beheer je omvangrijke bestanden – wat omvangrijk is wordt niet duidelijk gemaakt door de wetgever –
dan is het noodzakelijk dat je iemand gaat aanstellen die verantwoordelijk is voor de bescherming van de persoonsgegevens; de FG. Sommige advocaten denken dat een organisatie die meer dan 10.000 persoonsgegevens beheert wel een
functionaris gegevensbescherming (FG) nodig heeft. De FG kan iemand intern of extern zijn. De werkzaamheden van een FG kunnen onder meer zijn:

  • toezicht houden;
  • inventarisaties van gegevensverwerkingen maken;
  • meldingen van gegevensverwerkingen bijhouden;
  • vragen en klachten van mensen binnen en buiten de organisatie afhandelen;
  • interne regelingen ontwikkelen;
  • adviseren over technologie en beveiliging (privacy by design);
  • input leveren bij het opstellen of aanpassen van een gedragscode.

Het bovenstaande is een korte aanzet. De officiële documentatie zal uiteraard leidend moeten zijn.
Hieronder enkele links naar belangrijke documentatie. 

AVG seminar voor marketeers

In september 2017 hebben we een seminar georganiseerd voor al onze klanten. 

Mr. Kirsten van der Zwan CIPP/E, de in privacy gespecialiseerde advocaat deelde daar haar kennis m.b.t. de nieuwe verordening. De belangrijkste vragen met betrekking tot emailmarketing en marketing automation werden op het seminar behandeld.

In september 2017 hebben we een seminar georganiseerd voor al onze klanten. 

Kijk op de site van onze branchevereniging DDMA voor veel gedetailleerde informatie.
Je kunt daar ook een status check uitvoeren.

Elke dag zetten wij ons met passie en plezier in voor uiteenlopende klanten en opdrachtgevers. Ons team bestaat uit ervaren email marketing specialisten, campagne managers, developers en analisten. Wij gaan de echte vriendschap aan met onze klanten. Loyaal, korte lijnen en makkelijk bereikbaar…

Michèlle van Dijk

Email & Marketing Automation Consultant

Let's make friends!

Graag op de hoogte blijven van het laatste nieuws rondom iConneqt? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief.



©2018 iConneqt | Email marketing software

All Rights Reserved. Powered by Advanced CRMMail Technology B.V.

©2018 iConneqt | Email marketing software

All Rights Reserved. Powered by Advanced CRMMail Technology B.V.